2012-03-07 01:27
員工因為表現太差而被資遣一般都很難面對，其實有些主管要比被資遣的部屬還更難面對，這就像法官判犯人死刑一般，沒有人願意當那個把人送入刑場的人，若是還要再兼任劊子手那就更難了。主管面對這種情形，該如何減少資遣的衝擊，化危機為轉機，讓彼此雙方都能正面因應、妥善面對呢？
員工被資遣的理由很多：表現不符要求、企業經營不善、改變經營方向、遷廠、被購併、惡意資遣……等等，對於惡意資遣，大家應該同聲唾棄，而對於大環境的變遷，恐怕也只能無奈以對，但對於無法勝任、愈做愈錯的不適任員工，可就得要好好地來面對了。
員工不知哪裡做錯了?
業務助理娟娟服務的公司過去規模並不大，業務量不多，很多事情老闆都可以自行處理，要是真有些小事、雜事需要處理，就找業助娟娟兼著做也就夠了。只是後來隨著業務量的增長，老闆也愈來愈忙碌，會議、行程、電話量呈現直線上升，老闆於是開始認真地考量找位秘書來幫忙處理。
找個新人來當秘書，不但要花時間面試，找到後還需要一段磨合期，要是不適合，還要資遣也很麻煩，那倒不如從現有的員工中來找，則是既快又保險。於是娟娟就理所當然的雀屏中選，而業務部留下的空缺，就請業務經理再找人就可以了。
老闆是業務出身的，公司最重要的單位理所當然也是業務部，每次業務部的部門會議老闆都是親自與會，所以對於業務部每個人的狀況老闆可是掌握得很清楚的。
業務部前陣子新進了位業務小吳，試用期即將於下週屆滿，人資經理詢問業務經理對於小吳在試用期的表現的看法？是否要正式錄用？業務經理嘟噥了半天，對於小吳的表現說得是顛三倒四的，大致上他的意思就是小吳的能力不足、表現欠佳、但又不是全無可取之處。總之，要續用怕沒業績，要資遣又覺得似乎沒那麼嚴重，反正就是食之無味棄之可惜，所以這個決定還真是難下啊！
人資經理心想對於小吳的狀況老闆應該很清楚才對，那何不乾脆直接去問老闆還比較快一些。一問之下，老闆的答案果然是簡單明瞭，小吳根本就不適合當業務，努力度也不夠，老闆說完後就請人資經理直接資遣小吳。人資經理接著向老闆詢問了些有關小吳在試用期工作上的一些細節，也瞭解了小吳在幾個銷售個案上的缺失，以及老闆對小吳的關鍵評價。當一切準備周全後，人資經理就約談小吳。
新人試用期才剛屆滿就被人資經理約談，遇到這種情形，應該沒什麼人會認為會有什麼好事情，心裡多少會有個譜。只是小吳聽完了人資經理的陳述後，卻大感意外，「你會不會誤會了，你剛才說的這幾個案子，老闆從來沒有指責過我，反而鼓勵過我好幾次，如果我知道老闆對我的表現這麼不滿意，那我早就調整做法了，我是因為老闆贊成才這樣做的。」人資經理聽完後也同樣嚇了一跳，但是看小吳說得誠懇，不像是故意硬坳，可是也不能說是老闆的錯，一時下不了臺，只好臨機應變，就再給小吳一個機會，這次說清楚了要求，並設定一個月內該達成的目標，若是一個月後無法達成，那就只好請小吳走路了。
業務部經理本來就是個只會做好人而不願做壞人的主管，看來老闆的個性比業務經理是有過之而無不及，雖然知道小吳的能力不行，但當面對當事人時，嘴巴就是說不出來。無法正確表達自己想法的結果，就是多浪費一個月的時間，也多付一個月的薪水，最重要的是多耽誤一個月的業績。
這件事情，一個月後，沒意外的，小吳仍是沒有改善，只好相見不如懷念了。
就在同時，娟娟調來當老闆秘書也過了幾個月了。
「娟娟從業助轉任秘書，這幾個月做的情況應該還好吧！」人資經理在跟老闆報告資遣小吳的處理狀況時，順帶問了一下。
這一問，沒想到老闆竟然就像水庫洩洪般的大吐苦水。一直嫌娟娟的動作慢，反應遲鈍，最糟糕的是事情經常說不清楚，要她跟客戶或廠商安排個行程，總是弄得亂七八糟的，要是再這麼下去，恐怕客人都會被她給得罪光了，這樣哪能做秘書啊！
人資經理聽到這種情形，覺得事態嚴重，就趕緊找業務經理一起來與老闆討論，這才發現原來娟娟在當業助時的表現也是一樣的糟糕，只是業務經理放任不管一直都沒有處理罷了。因此娟娟也不適合回鍋再去做業助，大家討論了半天，實在找不到適合娟娟可做的工作，最後決定只好資遣娟娟。
那誰應該要和娟娟談呢？過去資遣不適任員工都是由部門主管負責，老闆其實從來沒親自上陣過。但娟娟的直屬主管就是老闆，那麼應該要由老闆自己去跟娟娟談才比較適當，只是人資經理擔心小吳的事件會再次重演，於是就請示老闆：「如果老闆覺得不妥的話，那就由人資這邊來協助處理也是可以的。」只是老闆礙於面子，就斜著一副不屑的表情跟人資經理說：「這件事我自己談就可以，今天下班前就會處理好。」
隔天一早，神奇的事情發生了，娟娟照常來上班，不但準時上班，心情還特別愉快。有誰被老闆資遣後心情還可以這麼好的，真是令人匪夷所思。人資經理心裡真是疑惑斃了，到底昨天是發生了什麼事情，怎麼會有這麼戲劇性的發展。於是就去請示老闆，而老闆的回應則完全沒有意外。當然是在昨天就已經跟娟娟說清楚了，至於為何娟娟今天會如此表現，老闆也不知所以然，所以人資經理只好親自出馬來收拾這場鬧劇。
針對問題清楚表達
「老闆昨天是不是有找你談話？」人資經理一本正經地問娟娟。
「嗯！有什麼事嗎？」突然被人資經理問這麼個奇怪的問題，娟娟感到有點莫名其妙。
「那老闆都跟你說些什麼？」
「喔！老闆就只是跟我隨便聊聊而已，就談了一些工作上的事情……。」
人資經理有預感恐怕事情不妙，就好奇的往下試探，「那老闆有說妳哪裡做得不好嗎？」
娟娟理直氣壯的說：「沒有啊！老闆說我這幾個月當秘書做得不錯，給我很大的鼓勵。」
人資經理聽到這裡就知道事情完蛋了，同樣的狀況又再度發生。老闆臨場退縮，話到嘴邊就轉了個彎、也變了個樣，於是人資經理就老老實實的把事實告訴娟娟，「我想老闆昨天可能跟妳說得太委婉了，導致妳誤解老闆的意思。老闆鼓勵你，並不是說你做得很好，而是說妳當祕書還有很大的改善空間……，換句話說，就是妳的能力距離應有的水準實在落差太大了，所以老闆的意思其實就是說，妳、不、適、合、當、秘、書。」
其實娟娟並非不努力，也並非不認真，只是不知道自己做得不好而已。人資經理把一些娟娟在工作上表現不好的細節跟娟娟說明後，娟娟終於瞭解自己在能力上有不小的落差，也知道老闆對她真正的看法，就沒有意願再待下去，於是當天就離職了。
其實老闆心裡多少也明白自己無法面對會閃躲的問題，只是檯面上打死也不能承認就是了。對於人資經理這麼明快有效的處理，老闆實在感到很好奇，到底人資經理是怎麼談的，為什麼可以如此坦然面對，可以談得那麼理所當然呢？
關鍵在於態度
「你後來是怎麼跟娟娟談的，我看她情緒並沒有很激動，也似乎沒什麼抱怨的樣子。」娟娟離職後，老闆把人資經理找來，想瞭解整個處理過程。
老闆主動想瞭解狀況，哇！真是太陽打西邊出來了，這麼難得的機會，平常哪有機會跟老闆說教。人資經理見機不可失，除了說明是怎麼談的外，還趁機帶到最重要的關鍵，就是怎樣才能面對不適任員工的資遣事情，否則下次老闆仍舊是會重蹈覆轍的。
「我其實就只是清楚說明到底娟娟在哪些事情上做得不好，正常應該做到怎樣的水準，並且明確的舉例出來，也指出因為她做錯所造成的影響。」人資經理很快帶過重點，也沒有說明細節，老闆正露出疑惑的眼神，人資經理不讓老闆有發問的空檔，就緊接著說明：「其實這些都不是重點，能夠坦然跟娟娟談，最重要的是自己心態的調整，這點我其實調整了很久才做到的。」
人資經理講到這裡稍微停頓一下，瞄了一下老闆的表情，看來老闆這時除了疑惑外還多了那麼點好奇，於是繼續接著說下去，「做人資的經常會碰到資遣或開除員工的事情，剛開始時其實真的是很難面對，要開口說出『你被資遣了』簡直是比登天還難。」
要瞭解相關細節
人資經理這句話可是講到老闆的要害，老闆這時身體微向前傾，目光一亮，聚精會神的繼續聽下去，「我後來發現，要跟員工談離職，員工一定會強烈的質問他到底是哪裡做得不好，不但會問得很詳細，並且會盡全力來解釋，所以我後來處理的時候都會先問清楚相關細節，就像處理小吳與娟娟的事件一樣，在處理前一定會問清楚相關狀況。」
「當你愈瞭解員工的狀況，就會愈清楚必須要資遣的原因，負責人資的人有責任要為員工著想，就會思考是否有辦法可以協助他們改善，要不然幫他們調整單位，或是思考他們應該適合怎樣的工作。」人資經理若有所感地說。
聽到這裡，老闆似乎若有所感，想要接下去說，卻一時不知該講什麼，就繼續聽人資經理講，「我那時突然間就明白了，原來不得已要資遣員工其實是要為了他們好，要抱著為他們的未來著想，為他們好的心態，才有可能面對員工。」
「所以要讓員工知道他們哪裡做得不好，才會知道需要如何改善；要提供教導協助，他們才有能力改善；要給他們時間，他們才有機會改善。如果我們這樣幫他們，員工仍舊是做不到，那顯然他們就是不適合這份工作了，接下來還可以再幫他們想看看有那些單位的工作是可以試試看的，要是沒有或是他們也不願意，那麼把他們留在公司不是在耽誤他們的將來嗎？因為在這裡他們工作做不好，沒有發展空間，沒有升遷機會，整日受挫，毫無成就感，那何不早點變換跑道，免得浪費時間，人生才有未來。」
不是能力差而是不適合
「我跟娟娟就是這樣談的，她已經做過業助與秘書兩個職位，結果都很糟糕，最大的問題點就在於她本身反應能力差，做事不細心，這點我舉了很多例子跟她說，她自己也清楚。一般人大都誤解了以為助理或是秘書的工作比較低階，只要努力就能勝任，但事實卻非如此，擔任助理尤其是秘書的工作，反應能力要好，手腳要快，心思要細，只是不需太多的專業而已。娟娟的本質並不適合這份工作，像這種本質與個性上的問題，想要改善也很困難。若是繼續做下去，即使努力也不會有甚麼成果，只會愈做愈痛苦，遲早自己也會離職的，倒不如趁早改變方向，去找不需反應好的工作。所以我建議她可以往製造業發展，找面對機器的工作，這樣她才可能有發揮的機會，未來不管職位或是薪資才有機會往上調升。」
老闆瞭解了人資經理跟娟娟談的細節後，就很好奇，「那娟娟聽完後的反應如何？」
「娟娟覺得我講的有道理，也幫她考量過其他可能的工作，只是她沒有意願就是了，而且她自己也說，其實她做祕書的壓力很大，每次聽到電話鈴響都緊張得要命，並且事情沒做好她也很自責。後來我跟她解釋其實並不是她不好，只是找錯方向，一直在做不適合她的工作，這時她反而整個心情放鬆下來，一副如釋重負的樣子，既然已經知道方向，那幹麻還要在這裡浪費時間，所以馬上就接受資遣了。」
要為他著想還要幫助他
人資經理繼續補充說明：「前陣子資遣MIS新人也是同樣的狀況，我告訴她因為她的邏輯概念不好，實在不適合走軟體開發的路線。這幾個月來雖然程式寫得出來，但是bug實在是太多了，多到令人防不勝防。因為她程式寫作的邏輯怪異難測，別人想要修改還真的不知道該從何下手，不如全部重寫還來得快些。在這種情況下，MIS主管沒有一支程式敢請她開發，所以程式開發的工作實在不適合她。但以她目前的程式基礎，若用在其他方面當作輔助技能，卻變成很大的優勢。而她平時做事認真，個性積極，又喜歡與人溝通，所以就建議她不應該繼續當工程師，應該去找業務或客服助理相關的工作。在這些領域以她這樣的電腦能力，還真是高人一等，工作績效也會比其他人高很多。我幫他分析完後，也給他時間去找工作，而她去應徵的工作也會找我商量看是否適合，後來她很快就找到新工作，最後也自請離職而不要求資遣，因為她覺得被資遣的感覺很不好，像是被淘汰的感覺，就自己提辭呈重新開始新的發展了。」
老闆聽了深表贊同，只是覺得要做到這樣應該不很容易吧！「那公司其他主管都能做到嗎？」
人資經理嘆了一口氣，「其實真的是很難，公司大部分的主管遇到不適任的部屬時，要不閃躲不理，要不就是直接罵部屬笨、反應太慢、能力太差，做得太爛了，造成大家的困擾。就只會責備部屬，逼迫員工離職，這樣當然會鬧得大家不歡而散，而最糟糕的則是被資遣的員工離開後仍會心有不服，經常為了想證明自己是對的，反倒繼續找相同的工作，結果反而害了他們。」
「每次遇到這樣的事情，我都跟各主管講，如果你們沒辦法處理，沒關係，那就交給人資處理好了，不過要先做好準備工作，要一步步的讓部屬知道自己的不足與缺失，沒有人能夠接受『昨是今非』的事情，就像業務小吳的例子一般。除了要讓部屬知道問題點外，還要給他機會，設定目標，並全力協助他，其實這些也花不了主管多少時間，直到最後大家都努力過了，要是仍是沒辦法達成，也算幫員工瞭解自己，人資會再協助他找其他工作，這樣相信大家應該都能接受。」
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