上班族的你,是否總有工作做不完的煩惱?其實只要善用早晨黃金時間,提早規劃每日行程與工作順序,必然可以從容工作、悠閒生活。
對上班族來說,每天早晨起床後的2~3小時,是工作的「黃金時間」。這段時間包括通勤路途中,及進入辦公室的第1個小時。
前瞻管理學院「時間管理」講師鄭國威說,有效利用早晨3小時,效率大於3個整天。《早上十點以前搞定工作》作者高井伸夫甚至認為,超級員工的目標應該是每天早上10點可以喊出「呼!終於完成工作了」,而非「啊!該開始工作了」。
工作從踏出家門那一刻開始
早晨時間管理,不只從進公司上班開始,對善用時間的人來說,忙碌的工作狀態,其實從踏出家門那一刻就開始了。
如果一個上班族,每天花1小時通勤上班,一年就是365小時,相當於半個月時間。通勤途中可做的事,絕對比你想像要多,重點在於是否運用創意。
永慶房仲行銷企劃部公關副理梁惠燕說,早上通勤那50分鐘,她已經進入備戰狀態。她習慣在搭捷運時,思考當天新聞發布方向,若有重要會議需要報告發言,她也會利用通勤時間思考發言內容,並在心中演練一遍。此外,由於部分媒體記者一早就會提出採訪要求,因此打電話聯繫各部門支援,也成了她上班途中常做的事。
致伸人力資源處資深經理吳昭德,每天從桃園通車到臺北上班,他習慣在通勤的1小時中,思考策略性問題。
當然,上班途中做的事,不一定要和工作直接相關,才是做好時間管理。熊力樊在《上班途中可以做的80件事》書中,提供不少有創意的建議。例如,在通勤途中靜修或冥想,幫助頭腦清醒;或者提早出門,利用上班途中健身,提早下車,然後漫步去上班。還有人喜歡每隔一段時間,就改變通勤路線,藉此轉換心情,增加生活情趣。
上班第一小時要搞定的事
高井伸夫指出,早晨進入辦公室後,首先應該搞定的第一件工作,就是確認昨日、今日行程表,想想有什麼舊工作未結束,新進度是什麼?而吳昭德則說,回覆電子郵件是他每天進辦公室後的第一件事;再者,則是交辦下屬今天的工作重點。
負責公關工作的梁惠燕,每天需要聯繫溝通的對象多達幾十位,包括企業體各部門、媒體記者、外部合作廠商等。她強調,需要其他部門同仁支援的「橫向聯繫」工作,絕對要在一大早進行,這樣才能給同事足夠的「緩衝時間」,避免工作任務開天窗。
高井伸夫指出,一般上班族每天手上都有5~10件工作必須完成,因此,決定工作優先順序非常重要。需要集中注意力的工作,例如寫企劃書、會議提案、給上司的報告書等,一定要在中午以前搞定。而類如key in資料、核算發票收據等瑣碎工作,則可以在下午進行。
早會與晨間讀書會的奇效
高井伸夫訪談了多位成功人士,發現他們的共同處就是有早起習慣。
早晨是擬定戰略的最佳時機,也是吸收知識的黃金時段。這是一個「數量無法造就品質,品質可以取代數量」的時代,要交出卓越的工作成績,就必須把握早晨時光。
有不少企業利用早晨黃金時間,舉行早會或讀書會。成果證明,用早晨時間進行內部溝通,對提振組織士氣與績效,有很大的正面幫助。
高井伸夫以女性內衣廠商TRINP為例,這家公司從連續虧損的低迷狀態,搖身一變成為連續17年營收成長的優良企業,關鍵就在於每天召開的1小時早晨會議。這個會議提供各部門一個溝通平臺,同時也是創意提案的舞臺;最重要的是,一旦問題提出,就必須清楚釐清,提出解決方案,並在會議中訂出解決期限。
永慶房屋的早會制度也實施多年,用意在於確認業務作戰目標,並追蹤每日業績。
而近3年來營業額成長高達8倍的歐德傢俱,則規定每天早上9點,所有員工必須讀書半小時,公司認為這項措施是業績成長的關鍵因素之一。
從容工作,悠閒生活
對管理者來說,早晨是模擬一天工作流程的最佳機會,也是下達指示和做出決策的好時機。對上班族來說,有效時間管理可以幫助個人從容工作、悠閒生活,擺脫工作做不完的壓力。所以,就像高井伸夫的書名那樣:在早上10點以前搞定工作吧!
超級惹人厭的辦公室10大公害
「我~實~在~受~夠~他~了!」網路討論區常常可以看到有人忍無可忍,大喊再也吃不消,控訴同事的惡行惡狀。有些行為在辦公室裡,會被大家視為「公害」,以下網羅了辦公室各式各樣「受害者」的證言,趕快檢視自己是否有顧人怨的行徑。
馬屁精》不知肉麻為何物
雖然職場上適度的奉承免不了,但馬屁精一味迎合主管的喜好,可以犧牲是非對錯,把主管的話當聖旨,甚至為了表現忠誠,不惜充當辦公室裡的錦衣衛,在長官面前打小報告,令同事深惡痛絕。
「無論主管衣服搭得多糟糕,狗腿同事總會用極誇張的口氣說,『天啊!您的品味怎麼這麼好』、『這件衣服在您身上完全凸顯您非凡的氣質』。」
「小張總是在主管旁邊跟前跟後,搶著跑腿做些芝麻綠豆小事,甚至自願犧牲下班時間,充當長官寵物的臨時保母;拍馬屁時還要不忘拖大家一起下水,說什麼『你們這些腦袋就是想不到這麼好的東西』之類。」
深宮怨婦》沒完沒了吐苦水
辦公室有種人,永遠滿肚子牢騷,從老闆、主管,甚至公司制度、客戶,怪東怪西,世界上沒有一件事情讓他滿意,連遲到都要抱怨交通、天氣,整天往別人身上吐苦水,讓周邊的同事都不堪其擾。
「每次只要Lily 加入,午餐就變成她的訴苦大會,搞得大家烏煙瘴氣,從公司到私人感情,都有沒完沒了的委屈可以說。」
「有個同事總是不停抱怨這抱怨那,沒給他工作時,他覺得自己像在打雜、懷才不遇、沒有受到重用;上面指派給他任務,他又抱怨負擔太重太辛苦,連訂單太多也要抱怨,搞什麼啊!」
「旁邊的同事很愛跟我吐苦水,剛進公司時,基於他是前輩會聽他發牢騷,但長期下來根本是疲勞轟炸,我就用還有其他事情要忙為由打發他,沒想到這麼一來,他又開始唉聲歎氣,說公司同事好冷漠。」
狗仔隊》小道消息捕風捉影
好奇是人的天性,偶爾八卦在所難免,但有些同事就像是全年無休的狗仔隊,到處探聽小道消息,更可怕的是,還會誇大渲染,甚至挑撥離間,成為破壞辦公室和諧的殺手級人物。
「有個同事很喜歡刺探別人隱私,有次不小心被他看到我的信箱,就到處打聽我是不是要離職了,到底關他什麼事?現在搞得全公司都懷疑我要跳槽了。」
「愛八卦就算了,但每件事經過小芳嘴巴,總是會變成壞事一樁,有次午休,大家只是在討論年輕人服飾審美觀和我們不大一樣,她竟然跑去跟那位年輕同事說,『偷偷跟妳說,他們都嫉妒妳的打扮,私底下都說妳穿得太豔麗了』!」
小氣鬼》一毛不拔專門揩油
雖然賺錢不容易,勤儉是美德,但如果有個一毛不拔的鐵公雞同事,總是不斷打著算盤,深怕自己多出一毛錢,也夠讓人厭煩。更可怕的是,小氣鬼往往喜歡貪小便宜,從公司或別人身上揩油。
「一毛不拔還不打緊,只要被他發現免費的贈品或試用品,就追著別人討,全都要搜刮回家,『這個你要嗎?你應該用不到吧?給我好了』,還經常把公司零食櫃裡的食物偷帶回家,害加班的同事沒有東西吃。」
「同事們一起吃飯搭車,總會有些除不盡的零頭,大家輪流分攤,但每次輪到阿胖那個小氣鬼,他就會一副不甘願的臉,還會提醒大家,『這次我有多出5塊喔』!」
錙銖必較》絕對不吃一點虧
總有些人是自身權益鐵血捍衛者,人生的宗旨似乎就是絕對不吃任何一點虧,只要權益有些微受損,一定立刻跳出來據理力爭,讓同事們心力交瘁,但偏偏別人吃虧時,他們倒是一點都不在乎。
「有次開會時長官請吃東西,會議完幾個同事趕著去見客戶,長官要下午留在辦公室的我們兩個人,把會議室收拾一下,一起的同事直嘟噥,『有這麼趕嗎?我不相信不能收完再走,又不是只有我們吃,幹嘛要我們收......』。」
「團隊裡有個同事愛計較到讓我匪夷所思,總是不斷問為什麼,『為什麼這個是我做不是他做?為什麼比較輕鬆的都給他?為什麼他都可以分到比較有表現機會的?為什麼好康的出差都排他?』」
情緒化》有如不定時炸彈
和情緒化的同事一起工作,就像身邊埋顆不定時炸彈,一不小心就引爆。情緒化的人有時脆弱到難以理解,雞毛蒜皮小事他都會生氣落淚,又經常認為別人帶著敵意,讓人不禁懷疑他們是否有「被害妄想症」,同事們也敬而遠之。
「我同事生氣的原因都讓我瞠目結舌,有次不過就是再向他確認一遍隔天公務車時間,他竟然就發起脾氣來,『你是覺得我連這種小事都處理不好嗎?需要再問我第二遍嗎?我能力有這麼差嗎?』」
「有個下午老王工作不順心,又開始發脾氣,什麼都東西都重重地往桌上摔,嚴重影響其他人工作情緒,沒想到好死不死,工讀生忘記拿傳真給他,他開始拍桌子大聲咆哮一連串三字經,根本是辦公室流氓。」
好戰分子》大小事都要爭第一
也許是因為從小到大都拿第一名,公司裡總是有些人什麼都要爭第一,什麼都不能輸,非得把別人比下去才可以,像是鬥魚投胎轉世,把辦公室當羅馬競技場,讓身邊的同事無力招架。
「小陳凡事都要爭個輸贏,已經讓人覺得很煩,嘴巴又刻薄,見不得別人好,別人有好表現就說那是僥倖,自己沒做好出包就去長官那邊碎嘴,說是其他人拖累他。」
「有個同事好勝的程度實在誇張,連下了班同事們賭一場籃球,他都沒辦法接受自己輸球,說什麼因為中午老闆找他談事情,中午沒休息太累,這次不算。」
自大狂》自以為功勞天下無雙
有些人就像是孔雀,捨不得藏住自己的華麗,又或是害怕別人沒注意到他,總是不斷提醒別人他有多厲害,任何一點成績都要敲鑼打鼓張揚,但偏偏這種人經常是「半瓶水響叮噹」,令同事無言以對。
「我旁邊的同事老是喜歡說自己有多厲害,不管平常聊天或開會,都要刻意提到過去的豐功偉業,但每次都是出一張嘴,真的要他做就會找藉口開脫,等到事成之後,卻又開始在長官面前邀功,『我就說要這樣才對嘛』。」
「Jacky很喜歡口出狂言,老是說什麼『要不是有我撐著,這個部門就垮了』,還很愛現自己和哪些名人吃過飯,其實他也不過只是個小主管,少了他公司根本沒有差。」
摸魚大王》別人流汗我乘涼
人不是機器,難免會偷懶,但有些人卻是全年無休混水摸魚,乍聽之下沒什麼殺傷力,不影響別人,然而如果有人少做了,就意味著其他人得多做,這也是為什麼摸魚大王會引起同事們公憤的原因了。
「同樣的事情給愛摸魚的同事做,要比我花多一倍的時間,他每天早上都會先慢條斯理吃個早餐,中間去買杯咖啡,吃點零食,上個廁所泡個茶,聊聊MSN,但只要長官出現,立刻裝成忙到焦頭爛額的樣子。」
「我們組裡最資深的同事,以為自己是地下主管,把事情都丟給比他輩分小的同事做,自己則是常在上班時間逛網拍、安排假期活動,還大言不慚冠冕堂皇地說,是給新人磨鍊和表現的機會。」
雙面人》專在背後捅刀子
雖然在職場上,大家都會戴上面具,但雙面人在人前人後,嘴臉變化之大讓人嘖嘖稱奇。更可怕的是,他們往往讓人卸下心防後,才在背後出手造成重傷,讓同事們深歎暗箭難防。
「之前和一位同事負責一個案子,合作愉快,他還經常稱讚我把事情做得很好,說我很勤快,但沒想到他竟然偷偷跑去和長官說我問題很多,又會偷懶,都是他幫我擦屁股,這種人實在太可怕了!」
「有個前輩在我剛進公司時,很熱心提醒我,不要和誰走得太近,要我提防哪些人,搞得我神經兮兮。後來我才發現,他和那些他建議不要走太近的人,常常一起吃飯逛街,卻害我在辦公室變成好像很孤僻不愛交朋友的人。」
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